DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¿Para qué perder tiempo y recursos buscando en legajos, expedientes, cajas y pilas de papeles, que insumen un significativo costo para su empresa, cuando la solución está a sólo un click de distancia?
Despapelice su oficina digitalizando y ordenando su documentación. De esta manera podrá disponerla en todo momento y lugar, compartirla o enviarla, si fuera necesario.
Sus empleados podrán archivar y administrar documentos de forma más eficaz, reduciendo así los costos operativos. Al mismo tiempo que mejoran sus servicios, aumentan los ingresos para su empresa.
Es habitual, que un mismo documento sea utilizado por distintos sectores o departamentos de su empresa. La flexibilidad que brinda la digitalización de Ecofile es crucial para este uso con éxito.
Ecofile convierte su documentación de papeles en archivos digitales, ya no tiene necesidad de imprimirlos o fotocopiarlos.
Todo digital = menos papel
Trabajo más eficiente y mayor responsabilidad con el medio ambiente.
La reducción en el tiempo de búsqueda es notoria gracias a las múltiples posibilidades de búsqueda, generadas por una indexación que Ud. mismo define, en base a su propia operatoria y sus propios términos. La flexibilidad de Ecofile se adapta a la cultura de su empresa.
En 6 pasos Ecofile “ despapeliza” su oficina o empresa:
PASO 1: Relevamiento: análisis de la documentación, clasificación actual, forma de acceder a ellos. En este paso y mediante entrevistas se acuerdan: la cantidad y nombres de los índices a utilizar; los parámetros de calidad y el medio electrónico de la entrega formal del servicio. (CD, DVD o Servidor de alojamiento)
PASO 2: Preparación de Documentos: se quitan ganchos, grampas y clips para poder procesarlos por escáneres.
PASO 3: Digitalización de Documentos: se configura el escáner de acuerdo a la calidad, condiciones y reglas acordadas, permitiendo una rápida digitalización.
PASO 4: Indexación de documentos: se capturan los índices de búsqueda relacionados con cada documento.
PASO 5: Integración de documentos: una vez digitalizados se procede a dejar los documentos nuevamente en su estado original.
PASO 6: Entrega formal del servicio: CD, DVD o instalación de la información digitalizada en servidores que permitan el acceso y búsqueda de documentos desde los distintos sectores autorizados de la organización vía intranet o Internet.
La inversión que realice en la digitalización será recuperada en forma inmediata con el tratamiento posterior de sus documentos mediante:
• Una recuperación y acceso más rápido
• Sencillez al compartir y en su distribución
• Mejor aprovechamiento del espacio físico
• Identificación y trazabilidad del uso de la información.
ALGUNOS DATOS
Para archivar 100.000 hojas se necesita un espacio de 10 m2, en tanto que 100.000 imágenes ocupan un DVD.
Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, mientras que una imagen digitalizada puede ser consultada de forma simultánea por varios usuarios autorizados.
Digitalizar es la mejor manera de preservar y resguardar la información a través del paso del tiempo.
Se calcula que el 35% del tiempo de los empleados transcurre improductivamente buscando y manejando documentos (una caja o gaveta normal de archivo contiene aproximadamente entre 2.000 a 4.000 hojas).
El 7% de los documentos se pierde, mientras que el 15% esta mal guardados.
El papel utilizado por todas las impresoras, fotocopiadoras y maquinas de fax existentes en un año, seria equivalente a un listado de papel que daría 289 vueltas a la Tierra.
Una búsqueda manual de 10.000 documentos por un determinado tema, autor y rango de fechas demoraría 67 horas hombre.
El costo de una fotocopia es mayor al de una imagen digitalizada, sin embargo, la fotocopia no puede integrarse a ninguna aplicación, mientras que la imagen digitalizada puede hacerlo a cualquier sistema automatizado.
